Preparación y metodología de la auditoría medioambiental

Por: lng. Peter Hauschnlk Lahmeyer
Internacional GmbH, Frankfurt am Main

 A fin de poder realizar una auditoría medioambiental, las empresas deben llevar a cabo anteriormente una auditoría preliminar. Para ello, se desarrollan programas y sistemas de gestión medioambiental, los cuales posteriormente, dentro del  marco de auditorías medioambientales periódicas, se prueban y se amplían o mejoran continuamente.

 Las empresas que se han decidido por la implementación de un sistema de gestión medioambiental generalmente se orientan para su primera auditoría preliminar en experiencias ya probadas con éxito en otras empresas. En vista de que para auditorías preliminares o medioambientales no existen condiciones de base legales ni estándares generales reconocidos, en la práctica los mismos términos comprenden conceptos y actividades totalmente distintos. Por esta razón, se explicarán a continuación los principales pasos y modos de proceder para realizar una primera auditoría preliminar que, sin embargo, solamente deben entenderse como normativas y han de ser adaptados en cada caso a las exigencias prácticas de las distintas empresas. Todos los elementos metodológicos también pueden ser transmitidos a la siguiente auditoría medioambiental interna.

 1 Situación inicial

 La mayor parte de las empresas comerciales de la República Federal de Alemania ponen en práctica, desde hace muchos años, medidas técnicas de protección del medio ambiente que se basan en el cumplimiento de valores límites legales, en reglamentaciones técnicas reconocidas o aquéllas orientadas hacia el estándar del arte. Por lo general, las empresas reaccionan a agravaciones legales, de manera que la protección industrial del medio ambiente se sigue dirigiendo todavía en gran medida a soluciones final de tubo,. A diferencia de los países anglosajones, los sistemas de gestión medioambiental que conceden el mismo grado de importancia a la gestión, la organización empresarial y la comunicación así como los sectores técnicos, apenas están desarrollados.

 Un requisito para el aprovechamiento ecológico y económico eficiente de la auditoría medioambiental como instrumento para la creación, el control y la ampliación de sistemas de gestión medioambiental es el cambio de los paradigmas gerenciales (y de los empleados) de la protección reactiva a proactiva del medio ambiente. Las empresas que realizan una protección proactiva y preventiva del medio ambiente reconocerán que la auditoría medioambiental puede ser utilizada, entre otros, como un instrumento para el incremento de la eficiencia y de la reducción de los costes.

Las empresas que participan en el programa de auditoría medioambiental exclusivamente con el fin de cumplir reglamentaciones y/o exigencias de clientes, corren el riesgo de concentrarse demasiado en valores límites y exigencias de detalles técnicos y perder de vista la complejidad de las tareas de protección del medio ambiente dentro de la empresa misma.

 Por lo tanto, antes de iniciar una auditoría medioambiental, la gerencia debería sentar las bases y decidir si se ha de continuar por el camino de la protección reactiva del medio ambiente o si resulta menester desarrollar estrategias proactivas.

 2. Preparación de auditorías preliminares y auditorías medioambientales

2.1Definición de los objetivos de la auditoría

Dentro del marco de la preparación de una auditoría preliminar, es necesario definir muy detalladamente los objetivos de la misma. A fin de que sea posible ponerlos en práctica, se precisa tener en cuenta que coincidan básicamente con la cultura y la filosofía de la empresa.

 Para la definición de los objetivos se requiere tener en cuenta los siguientes criterios [WURTH 1993]:

 - Importancia dentro de los objetivos totales de la empresa
- Posibilidad de alcanzar los objetivos dentro del plazo previsto
- Posibilidad de medición de los objetivos y de su alcance
- Posibilidad de controlar el logro de los objetivos
- Orientación a actividades y/o resultados

 Fuera de ello, debería diferenciarse entre objetivos a corto y a largo plazo. Los objetivos a corto plazo pueden realizarse hasta que se efectúe la auditoría medioambiental. El logro de los objetivos a largo plazo se lleva a cabo mediante una gestión continuada.

 Desde mi punto de vista, los objetivos de la auditoría deberían elaborarse dentro del marco de talleres (con moderación), en los que la gerencia de la empresa debería incluir tempranamente a los responsables de línea de unidades de organización relevantes y al consejo de empresa.

 A base de una evaluación de experiencias anglosajonas de auditoría, Würth [1993] ha elaborado los objetivos de auditoría y resumidos a continuación:

 - Determinación y documentación del estado real con respecto al cumplimiento de leyes y reglamentaciones medioambientales así como reglamentaciones internas (política en materia de medio ambiente, fundamentos, etc.) en el sector medioambiental.
- Identificación de desviaciones entre valores de referencia y valores reales
- Análisis de desviaciones o fallas de distintas unidades empresariales

- Descubrimiento de puntos débiles que recién se podrían poner de manifiesto y revestir importancia a largo plazo

- Aumento de la concientización ecológica general en la gerencia y en los empleados mediante

- la asunción de la función ejemplar por parte de los niveles gerenciales más altos 

- la mejora de la comunicación entre la gerencia y las unidades
   operativas
- la formación del personal por parte del equipo auditor (cursos)
- la inclusión de los empleados en cuestiones de medio ambiente,
   salud y seguridad

- Mejoras de la protección del medio ambiente en las distintas unidades empresariales mediante

- la creación de medidas de prevención
- la reducción de anomalías que aparecen durante la operación
  normal
- la creación de incentivos para los empleados, a fin de que éstos
  solucionen problemas por sí mismos antes de realizar una    
  auditoría preliminar (externa)

- Apoyo de los jefes de sectores, jefes de secciones y maestros mediante

      - la interpretación de leyes, de la política empresarial y de fundamentos generales del ramo
      - la identificación de puntos débiles
      - la toma de medidas efectivas en materia de costes
      - la determinación de problemas potenciales antes de que sean descubiertos por un
        equipo de inspección externo (eventualmente oficial) 

- Mejoras del sistema de gestión de riesgos medioambientales (sistema de preaviso) mediante 

- la identificación de los problemas medioambientales que       
  puedan tener una influencia desfavorable sobre la empresa
- la estimación de riesgos de averías
- la definición de medidas para el control y la minimización de
   potenciales de riesgo

- Desarrollo de un sistema de información medioambiental (por ejemplo, balances
  ecológicos)     que también pueda ser aplicado en otros sectores de gestión (por ejemplo,
  contabilidad financiera, rendición de cuentas)       

- Optimizar el consumo de recursos mediante 

- la identificación de costes corrientes y estimados y medidas    
   tendientes a la reducción de los mismos
- el análisis de potenciales de ahorro posibles a largo plazo
- la identificación de posibilidades potenciales de reducción del
  consumo de materiales y de la producción de sustancias   
  residuales.       

- Protección de la empresa contra denuncias potenciales por responsabilidad ecológica
   mediante.           

         - la documentación de las tareas y responsabilidades mediante un manual medio   
           ambiental
         - la obtención de un dictamen pericial por parte de terceros 

- Mejora de las condiciones acordadas con bancos y compañías de seguros

- la minimización de riesgos ecológicos reduce los riesgos financieros y puede
  conducir a una mayor capacidad crediticia y a una reducción de las primas.    

- Mejora de las relaciones con autoridades, clientes y la opinión pública mediante
             -la presentación de los resultados de la auditoria (memoria anual, informe ecológico) y
             -la cooperación con las autoridades

2.2 Definición de los alcances de la auditoría

2.2.1 Unidades auditadas

Con el fin de determinar el alcance de la auditoría, resulta conveniente subdividir la empresa en unidades auditadas y otorgar a cada una de ellas áreas auditadas. Aquí se puede proceder de la siguiente manera:

La primera dimensión para la definición de unidades auditadas debería comprender los sectores relevantes del ciclo de vida del producto, como por ejemplo:

                  - desarrollo del producto
                 - compra de materiales
                 - unidades de producción
                 - marketing y distribución
                 - logística
                 - reciclaje y descontaminación

No es posible abarcar todos los sectores problemáticos desde el punto de vista ecológico mediante el análisis del *ciclo de vida del producto'. Por esta razón, resulta necesario definir otras unidades auditadas a partir de las unidades de organización (overhead) superpuestas a la producción, como por ejemplo: 

- organización empresarial
- competencias, distribución de tareas comunicación (interna y hacia afuera) política de
   personal
- calificación del personal
- sistemas de gestión (por ejemplo, sistemas de gestión de calidad (QM])
- jurisprudencia

 2.2.2 Áreas auditadas y criterios 

Las unidades auditadas se subdividen en las siguientes áreas auditadas: 

- auditoría de estrategias medioambientales
- auditoría de la eficiencia ecológica de los diversos sectores de
  producción  (departamentos e instalaciones) y de la producción
  de sectores directamente asociados (por ejemplo, almacén,
  unidades de descontaminación, etc.)
-auditoría ecológica de productos
-auditoría medioambiental de áreas de funciones superpuestas a la   
  producción (por ejemplo organización, personal, etc.)

Según el tipo de procedimiento de producción y de las instalaciones, para diversas áreas auditadas se pueden emplear numerosos criterios. 

2.2.2.1 Auditorio de las estrategias medíoambientales

- Imagen guía y política de la empresa
      -¿Se han establecido aspectos ecológicos en la imagen o en la política de la empresa? ¿Son             puestos en práctica en la planificación? –
     -¿Oué posición ocupa el sistema de gestión medioambiental dentro de la empresa? - ¿Se          promociona la ejecución de innovaciones ecológicas relacionadas a la gestión y a la
       competencia?

 - Puesta en práctica de estrategias medioambientales 

-¿Apoya la gerencia general de la empresa la idea de protección del      medio ambiente?
- ¿Se encuentra anclada en la organización la protección del medio      ambiente?
- ¿Existe una estructura básica permanente para la fijación de la
    responsabilidad ecológica?
-¿Se ponen en práctica las estrategias ecológicas?
-¿Queda asegurado el registro de las inversiones y costes para la
   protección del medio ambiente?

- Comunicación en la protección del medio ambiente 

- ¿Se lleva a cabo una comunicación ecológica para asegurar la
     imagen de la empresa y su aceptación y credibilidad?
- ¿Se elaboran y/o publican balances ecológicos y son correctos
    sus datos?
- ¿Se elabora un informe medioambiental y son correctos sus   
    datos?
- ¿Se incluyen temas ecológicos en la memoria anual?
- ¿De qué manera se colabora con las autoridades y de qué    
    manera se les suministra información?
- ¿De qué manera actúa la empresa frente a terceras empresas
    (proveedores, clientes, competencia?
- ¿Existe una planificación para casos de emergencia y de qué
   manera se informa a la opinión pública?

- Prestaciones de distribución

- Durante el asesoramiento posventa, durante el servicio de  
   asistencia al cliente así como en el transcurso del 
   asesoramiento y del entrenamiento para el uso ¿se considera la
   protección del medio ambiente?
- ¿Qué ocurre con la recepción de productos para su disposición
   final?

Medidas de marketing

- ¿Las medidas y los gastos referentes al medio ambiente se             venden de manera acorde a los productos y al mercado?
- ¿Coinciden las publicaciones de prensa, la publicidad, etc. con    
la imagen en cuanto al medio ambiente?

Realización de contratos orientados hacia la responsabilidad y el riesgo
                    - ¿es posible excluir contractualmente todos los riesgos en la distribución? 

2.2.2.2       Eficiencia ecológica de unidades de producción 

Los criterios a emplear para el sector de eficiencia ecológica de unidades de producción son, entre otros:

 - Satisfacción de prescripciones legales

-Consumo de recursos y medidas tendientes a su protección
-Sustancias residuales / residuos y aguas residuales
- tipo, cantidades, composición, origen
- evitación (y aprovechamiento)
- disposición final tratamiento (y almacenamiento)
-Almacenamiento de sustancias peligrosas
- Protección contra inmisiones
        - tipo, cantidades, sustancias integrantes, origen
        - evitación
        - protección contra ruidos
        - protección de la salud y protección laboral

- Seguridad de las instalaciones
-Protección contra incendios
-Prevención de averías
-Documentación de datos
-Desarrollo de la comunicación en casos de emergencia

-Producción - Control del cumplimiento de reglamentaciones externas 

-¿Se cumplen todas las leyes y ordenanzas referidas al proceso
   de producción (mantenimiento de la limpieza del agua,   
    reglamentaciones sobre emisiones, eliminación de desechos etc.)?
- ¿Existe la información necesaria para la operación de la instalación       (autorizaciones necesarias, condiciones, prescripciones de
     control y medición, instalaciones de seguridad, etc.?
-¿Existe un procedimiento de planificación y habitación para la
    introducción de cambios en la instalación?

-Control de las instalaciones

-¿Cumplen las instalaciones con las exigencias relevantes para el medio ambiente?
-¿Se realizan regularmente mediciones en todas las instalaciones?
-¿Se controlan los equipos de protección del medio ambiente (por ejemplo, filtros de gases de escape, instalación neutralizadora de aguas residuales)?
-¿Está garantizado el servicio técnico (intervalo) para todas las instalaciones?

- Control de las materias primas y de las prestaciones ofrecidas

-¿Se controlan todos los insumos (propiedades, cantidad y calidad)?
-¿Se controlan todos los bienes producidos (cantidad, sustancias
  residuales, residuos, etc.)?

Departamento del medio ambiente

       - ¿Funciona el departamento del medio ambiente (persona responsable por el medio              ambiente)  y cumple con sus funciones?
       - ¿Dispone esta instancia de suficientes recursos (medios financieros y personal) como              para cumplir sus tareas?

 -Análisis de riesgos

-¿Existen análisis de riesgos para instalaciones o sectores de la empresa que puedan afectar el medio ambiente?
-¿Se ha concluido un seguro contra responsabilidad civil con cobertura suficiente para posibles daños del medio ambiente?
- ¿Existen reglamentaciones de emergencia para las diversas instalaciones?
- ¿Han sido orientadas todas las personas involucradas sobre reglamentaciones de emergencia?

- Control de almacenes

-¿Se controla el acceso a los almacenes?
-¿Queda garantizado que las sustancias nocivas para el medio ambiente se almacenen en pequeñas cantidades a fin de reducir los riesgos?
-¿Se controlan los dispositivos de seguridad en cuanto a su capacidad de funcionamiento?
-¿Existe una reglamentación para casos de emergencia?
- ¿Existe un cuadro sobre la incompatibilidad recíproca de sustancias?

- Seguridad de los transportes internos

   - ¿Se minimiza el transporte de sustancias nocivas para el medio ambiente?
   - ¿Existen medios de transporte adecuados?
   - ¿De qué manera se garantiza la marcación adecuada?
   - ¿Se han tomado medidas para casos de emergencia (formación, planes, etc.)?

- Seguridad de transportes interempresariales

  - ¿ Qué medio de transporte (por carretera, tren, agua, aire) resulta el más adecuado?
  - ¿ Están marcados los bienes a transportar?
  - ¿ Se emplea el cuidado suficiente en la selección del transportista?

2.2.2.3 Auditoría ecológica de productos

Los criterios para la auditoría ecológica de productos, marketing, distribuición según [WURTH 1993] son, entre otros:

- Desarrollo de productos
        ¿Se controlan la composición de los productos y las propiedades de las sustancias con
          respecto a su compatibilidad con el medio ambiente?
- Exigencias al proceso de desarrollo en cuanto a
  -  seguridad
  -  evitación de riesgos para el medio ambiente
  -  utilización de sustancias alternativas
  -  definición de propiedades de calidad

- Procedimiento de habilitación
  -  ¿ Existe un procedimiento de habilitacion establecido y exactamente reglamentado?
  -  ¿ Se encuentra regulado lo siguiente dentro del procedimiento de habilitación?
      -  Exigencias en materia de seguridad, salud y protección del medioambiente
      -  Responsabilidades

- Información y marcación del producto
  - ¿ Son marcados correctamente los productos manufacturados en cuanto a su compatibilidad
     con el medio ambiente?
  -  ¿ Se tienen en cuenta, para lo bienes de exportación, las prescripciones de marcación
     exigidas por el país importador en cuestión?
  -  ¿Se suministran junto con los productos fabricados informaciones relativas a las sustancias
    empleadas y al método de producción?

- Envase
  - ¿Se analizan los envases a utilizar bajo el aspecto de su compatibilidad con el medio
    ambiente y en cuanto a su necesidad (función de protección)?
  - ¿ Se analiza la posibilidad de emplear envases reutilizables?

2.2.2.4  Criterios de auditoría para sectores superpuestos a la producción

Los criterios de auditoría para sectores superpuestos a la producción son [WURTH 1993]

- Compra de materiales
  - ¿Se exige a los proveedores auditorías preliminares antes de adquirir de ellos los productos?
  -  ¿Se comparan periódicamente las sustancias adquiridas con nuevos materiales alternativos
    más compatibles con el medio ambiente?
-  ¿Se analizan las nuevas sustancias a adquirir en cuanto a su compatibilidad con el medio
   ambiente?
-  ¿Se lleva a cabo consecuentemente la marcación de sustancias nocivas para el medio
    ambiente?

- Elaboración de contratos orientada hacia la responsabilidad y los riesgos
  - ¿Son obligados los proveedores a responder por daños del medio ambiente ocasionados
    por sus productos cuando éstos han sido elaborados y tratados correctamente o por falta de
    indicación de sus propiedades nocivas para el medio ambiente?

- Medios de transporte
    - ¿Son analizados según criterios ecológicos los medios de transporte empleados?
    - ¿Corresponden los medios de transporte empleados al estado actual de la técnica?

-Equipamiento de laboratorios
  - ¿Está garantizado el mantenimiento del equipamiento de los laboratorios?
  - ¿Se protocolizan los tests realizados en los laboratorios?

-Motivación y formación de los empleados
  - ¿Está incluida la protección del medio ambiente en la formación del personal?
  - ¿De qué manera se garantiza que todos los empleados obtengan formación?
  - ¿Se premian propuestas ecológicamente relevantes? ¿Son parte integrante de la evaluación
     del rendimiento?

- Otras medidas organizativas
  - ¿Existen estructuras claras de responsabilidad y competencia en cuanto a la ecología?

- ¿Se ha hecho mención de las obligaciones relacionadas con el medio ambiente a gerentes
    bajo cuyo sector de responsabilidad se encuentran instalaciones relevantes para el medio
    ambiente?

2.3 Formación del equipo de auditores 

Para la ejecución especializada y organizativa de la auditoría preliminar se forma un equipo de auditores. Una vez finalizada la auditoría preliminar, el equipo de auditores es responsable de la formación y del perfeccionamiento en las distintas unidades organizativas. 

Con el fin de permitir la formación del equipo auditor, se debe decidir en primer lugar si la auditoría preliminar habrá de ser realizada exclusivamente con especialistas intemos o con la colaboración de asesores externos. En cualquier caso, es necesario considerar la composición interdisciplinaria. 

La calidad de la auditoría depende en gran medida de la calificación del equipo auditor. El perfil de exigencias, tanto a auditores externos como intemos, es variado. Deberían presentar las siguientes calificaciones: 

- conocimientos legales
- conocimientos sobre ciencias naturales
- conocimientos sobre técnica de procesos y conocimientos específicos del proceso 
- conocimientos de auditoría
- conocimiento sobre sistemas de gestión
- conocimientos sobre administración de empresas 

Estos conocimientos también se pueden adquirir mediante experiencias prácticas así como formación y perfeccionamiento (también "training on the job"'). 

Fuera de ello, las cualidades humanas de las auditoras y auditores son tan importantes como sus cualidades profesionales, en especial, buena capacidad de comunicación, facilidad para entablar relaciones humanas, objetividad, pensamiento con orientación económica, fantasía, deseo de innovación, talento organizativo, capacidad de convicción y buena capacidad de expresión.

Dado que ni existen seres humanos "ideales" ni auditoras/es ideales, debería tenerse en cuenta que, en lo posible, el equipo auditor dispone de muchas de las cualidades mencionadas. 

Según el tamaño de la empresa, el equipo interdisciplinario debería estar formado por
     -auditores de tiempo completo de secciones especializadas
     -auditores de tiempo parcial de secciones especializadas
     -auditores externos.

En la práctica, la forma mixta de auditores internos y externos ha demostrado su utilidad para alcanzar el óptimo de experiencia, acumulación, objetividad y eficiencia, paralelamente al "training on the job".  

2.4   Determinación de plazos

La determinación de los plazos para una auditoría preliminar (y auditoría medioambiental) depende de:  

- el tipo y tamaño de la empresa 
- los objetivos y alcances de la auditoria
- los medios financieros disponibles
- la composición y tamaño del equipo auditor
- si se trata de una auditoría única o repetida la calificación y experiencia del equipo auditorla
- disponibilidad de datos e informaciones relevantes para la auditoría 

El tiempo a ser empleado debería estimarse al comienzo de la auditoría, en base a distintos pasos operativos y a la capacidad personal disponible, y actualizarse regularmente en el transcurso de la auditoría preliminar.   

La planificación de los plazos comprende el tiempo transcurrido desde el inicio hasta la conclusión de la auditoría preliminar y tiene en cuenta diversos trabajos preparatorios que transcurren paralelamente. Aquí siempre resulta conveniente incluir tiempos de reserva en los cálculos. Los planes de plazos deberían comprender los distintos pasos de trabajo para

- la fase preparatoria
- la recopilación de datos
- la evaluación
- la documentación 

y prever plazos para informes escritos. 

2.5    Preparación del  personal para la auditoría 

En lo posible, los responsables de línea deberían informar directamente a los empleados y empleadas. Aquí, dado el caso, se recomienda realizar talleres preparatorios en distintas unidades organizativas y presentar el programa de la auditoría. De esta manera, los empleados disponen de la posibilidad de formular sus intereses específicos desde un principio y la gerencia de la empresa puede aprovechar los conocimientos e ideas innovadores durante los trabajos siguientes. Vale como regla fundamental: Lo que se invierte al inicio de la auditoría preliminar en proyecto, estructuración, comunicación empresarial y entrenamiento se gana luego en la práctica en forma de tiempo y dinero ahorrados.

 3   Realización de la auditoría preliminar

A través de este paso comienza la audftoría propiamente dicha, cuyo objetivo es la comparación del estado real con el estado de referencia, identificación de deficiencias y toma de medidas pertinentes.

3.1    Procedimiento y normas de auditoría (estado teórico) 

A diferencia de la gestión de calidad, para la gestión medioambiental la UE (Unión Europea), todavía no se han establecido métodos de auditoría generales. Actualmente se puede partir de que el procedimiento de auditoría desarrollado a base de ISO 9001 6 BS 7750 podrá ser certificado según la reglamentación de la UE. 

Con el fin de permitir la preparación del relevamiento de datos necesarios para la auditoría, deben ser definidas en primer lugar las normas de auditoría, o bien, el estado de referencia. Para ello, se deben tener en cuenta especialmente normas, como ser 

  -  normas internacionales de auditoría (por ejemplo, ISO, SS 7750 Reglamentación UE
     sobre audItorías, etc.)
  - estándares internacionales en materia de medio ambiente referidos a productos (en
     empresas orientadas hacia exportaciones)
  - prescripciones legales en materia de medio ambiente de la Federación, los Estados
     Federados y las comunidades
  - derecho penal y otras leyes/reglamentaciones relevantes para el medio ambiente
  - exigencias por parte del cliente a productos y sistemas de gestión (por ejemplo, en empresas
     abastecedoras de accesorios para automóviles)
  - directivas y recomendaciones de asociaciones (por ejemplo, VCI, VDI, ICC, B.A.U.M.,
     etc.)
  - normas intemas de la empresa, como por ejemplo,
       - directivas en materia de medio ambiente
       - instrucciones laborales y procesales. 

Para la aplicación de dichas normas revisten gran importancia las experiencias personales y la competencia especializada de los auditores. 

3.2 Estructura de la documentación de auditoría

La realización de la auditoría se lleva a cabo mediante listas de control, entrevistas, visitas a empresas inspección), así como mediante la obtención de informaciones externas. Las listas de control para los datos, en su mayoría cuantitativos (por ejemplo, datos técnicos, cantidades, composición de sustancias, costes, etc.) son desarrolladas por el equipo auditor y deben presentar la siguiente estructura jerárquica: 

  - Listas de control por unidades organizativas --> para obtener un cuadro sobre todas las
     unidades auditadas, sus funciones/tareas y personas responsables (nombre, teléfono)

  - Listas de control por sectores -> se elaboran para cada unidad auditada; sirven para
    identificar todas las instalaciones e unidades de producción relevantes para la auditoría por
    unidad auditada así como para la captación de la documentación respectiva de autorización,
    análisis, protocolos de medición, documentación relativa a seguridad, etc. Si faltara
    documentación relevante para la auditoría, en la lista de control del sector se indicarán las
    personas responsables para su obtención y el plazo previsto para ésta (nombre, sección,
    documentación por conseguir hasta fecha).
-  Listas de control detalladas -> para captar todos los datos específicos relevantes para la
   auditoría sobre instalaciones e unidades de fabricación por unidad auditada (según los
   criterios definidos en párrafo 2.2.2). 

Por lo general, los criterios cualitativos de la auditoría se obtienen a base de entrevistas con empleadas y empleados de diversas unidades organizativas. A estos fines se elaboran guías especificas para entrevistas. 

Las guías para entrevistas y las listas de control deberán elaborarse de modo tal que puedan ser utilizadas posteriormente en la auditoría medioambiental externa como informes de auditoría según ISO 9001 ó BS 7750. A efectos de asegurar de manera suficiente el relevamiento de datos, según mi opinión, siempre se deberán obtener informaciones externas, como por ejemplo, indagaciones bibliográficas, preguntas a fabricantes de instalaciones, informaciones de proveedores, etc. 

Por lo general, se obtiene innumerable material documentado de manera que, por falta de tiempo, resulta imposible un análisis completo del mismo. Por esta razón, los auditores deberían definir al comienzo en qué sectores se requieren auditorías de casos individuales o auditorías de conducción y dónde resulta suficiente realizar pruebas al azar. 

- Auditorías de casos individuales -> Las auditorías de casos individuales se deberían llevar a
  cabo en función de su integridad al tratarse de documentación para autorizaciones y demás
  documentación legalmente exigida relacionada con el medio ambiente. Básicamente, deberían
  realizarse auditorías de casos individuales al controlar las funciones de gestión y la ejecución
  de medidas. así como en balances input-output de materiales y costes de las instalaciones y
  unidades más importantes que afecten al medio ambiente.
- Pruebas al azar - > Debería ser suficiente, llevar a cabo las pruebas al azar en sectores tales
  como captación de fuentes de emisión, Cumplimiento de valores límites. marcación
  de sustancias residuales y sustancias peligrosas, contratos con proveedores etc.
- Auditoría de conducción --> Las auditorías de conducción deberían comprender las unidades
   de organización más importantes relevantes para el medio ambiente. 

Los protocolos de auditoría, adjuntados como carátulas a las listas de control y a las guías para entrevistas, deben comprender las siguientes informaciones generales para cada unidad auditada:

- Empresa y su ubicación
- Auditores
- Auditados
- Fecha de auditoría
- Áreas auditadas y criterios
- Fundamentos legales
- Tipo de auditoría
- Objetivos y alcances de la auditoría

3.3 Evaluación

La evaluación comienza con el resumen de todas las informaciones y documentos existentes y el control de la integridad de la documentación. Dentro del contexto de todos los sectores auditados, se identifican observaciones positivas y deficiencias. Frecuentemente, las auditoras y auditores evalúan de dos maneras:

- evaluación simple -> simple comparación de valores de referencia y valores reales
- evaluación compleja -> varias comparaciones de valores de referencia y valores reales, que
  fuego son resumidas en una evaluación total

En la práctica domina la evaluación compleja.

Fundamentalmente, se parte del hecho de que, sobre la base de informaciones de fondo, inspecciones, conocimientos especializados, experiencia profesional, conocimientos de la empresa y del sector, durante el relevamiento de datos, las auditoras y los auditores se forman un (pre)juicio. Este se ve confirmado o refutado después de una ampliación detallada de los datos e informaciones obtenidos en la empresa. En cuanto las auditoras y los auditores se sienten seguros en su juicio, interrumpen la obtención de información. Por esta razón, es imprescindible una documentación exacta y comprobable para personas ajenas al modo de proceder y a los criterios de auditoría utilizados. 

En cualquier caso, mediante conversaciones con los auditados, el equipo auditor debe verificar nuevamente su evaluación y cuidarse de emitir juicios prematuros en presencia de los auditados antes de concluir la evaluación interna total. 

3.4     Documentación sobre el transcurso de la auditoría 

Todos los pasos y medidas que conllevan a la emisión del juicio deben ser documentados de manera bien estructurado. Las listas de control y las guías para entrevistas desarrolladas para la auditoria preliminar deben ser archivadas junto con todas las anotaciones y comentarios. Asimismo, deben permitir a terceros seguir el transcurso de la auditoría preliminar. Además, los protocolos de reuniones importantes deben ser guardados y archivados (los protocolos de las reuniones iniciales y de la reunión final deben ser elaborados y archivados), anotaciones telefónicas, correspondencia con autoridades, clientes o proveedores así como todo documento interno o externo empleado dentro del marco de la auditoría. 

De esta manera, en vista de futuras auditorías medioambientales, es posible una preparación rápida de nuevas auditoras y auditores y, además, se crea la base para planes de auditorías futuras. 

Los puntos centrales del archivo de datos o documentación de la auditoría preliminar deben ser:

- documentación de planificación de la auditoria preliminar
- descripción de los métodos y actividades específicos de
   auditoría
- resumen de los resultados y conclusión posterior a cada paso
   de la auditoria

La documentación completa debe ser guardada en un mismo lugar, al cual han de tener acceso todas las personas autorizadas para ello. 

3.5    Informe

 La gerencia de la empresa y las unidades organizativas auditadas tienen el derecho de ser informadas periódicamente sobre el transcurso de la auditoría y sobre los resultados intermedios obtenidos. El informe reviste tanta importancia como la auditoría misma, a fin de garantizar la transparencia del análisis y de permitir que tanto los responsables como los afectados, tengan la posibilidad de participar en su configuración.

El informe puede ser verbal o escrito. Básicamente, después de la finalización de los análisis en cualquier unidad organizativa relevante, se debería entregar un informe verbal en forma de conferencia final.

Los resultados de la auditoría preliminar deben documentarse por escrito y, en principio, están concebidos exclusivamente para el uso interno. Los informes deben elaborarse de manera breve o detallada, según a quien vayan dirigidos, estar estructurados en forma clara y formulados de manera concisa y precisa. El informe interno de auditoría puede ser la base para la declaración externa sobre el medio ambiente.

 Los objetivos del Informe son: 

- Información de la gerencia
- Documentación de la situación real, evaluación de la situación
   determinada y plan de medidas
- Información del personal de la empresa
- Iniciación de operaciones correctivas

Los contenidos de los informes se orientan en los grupos objetivo/destinatarios. Los destinatarios de informes pueden ser: 

- socios (¡informe muy breve!)
- gerencia
- responsables de las unidades organizativas/unidades operativas
- jefes de instalaciones
- departamento del medio ambiente
- departamento legal
- controlling
- marketing

Los conocimientos y medidas relevantes para cada grupo meta deben ser elaborados especificamente para el mismo.

De acuerdo con la reglamentación de la UE, el Informe final de una auditoría preliminar debería contener lo siguiente: 

- Informaciones generales, por ejemplo,
-objetivo de la auditoría preliminar/ auditoría medioambiental
- destinatarios del informe alcances de la auditoría preliminar
-  equipo auditor 
- período en el que fue realizada la auditoría
- descripción de la empresa (cuadro resumido)

-  Fundamentos de la auditoría preliminar, por ejemplo, 

- descripción de la empresa (detallada según unidades auditadas)
-  fundamentos legales
- listas de control empleadas, guías para entrevistas, etc.

Comprobaciones de la auditoría, por ejemplo, 

- deficiencias en el sistema de gestión
- deficiencias en la organización
- riesgos ecológicos en el sector de las instalaciones técnicas
- métodos de análisis
- infracciones de leyes
- comprobaciones positivas
- medidas efectivas en cuanto a costes

Recomendaciones, por ejemplo, 

- planes de medidas para la gerencia
- planes de medidas para la organización
- medidas en el sector de instalaciones técnicas
- medidas en el sector de formación y perfeccionamiento estimación
   de costes y rentabilidad

3.6    Medidas y resultados 

A base de los deficiencias determinados, se proponen medidas o se emiten recomendaciones que deberían conducir a una corrección de las desviaciones entre valores de referencia y valores reales. Las medidas/recomendaciones pueden desglosarse, por ejemplo, en aquéllas relativas a la gerencia, a la organización, la técnica y la formación. Las medidas/recomenda- ciones desarrolladas para dichos sectores deberían subdividirse en las siguientes prioridades: 

- medidas inmediatas (periodo de realización, por ejemplo, aproximadamente 3 meses)
- medidas a corto plazo (período de realización, por ejemplo, aproximadamente 1 año)
- medidas a largo plazo (período de realización, por ejemplo, aproximadamente 3 años)

A base de la comparación de valores de referencia y valores reales y de las medidas, en la auditoría preliminar se debería desarrollar el programa medioambiental de la empresa. Aquí se pueden contraponer:

 -objetivos ecológicos
- medidas
- hitos para el control de éxitos
- responsabilidades

Los objetivos ecológicos se deben formular placativamente. 

Ejemplo: El objetivo ecológico es: 'La reducción de las emisiones de COV en un 80% hasta finales de 1996* 

                   Las medidas son:

-sustitución de solventes orgánicos dentro del proceso limpiando las
  piezas con medios acuosos
-sustitución de barnices que contienen solventes por sistemas
  acuosos.

                   Los hitos son: 

- Planificación para la conversión de la limpieza de piezas hasta           3/95
- Medidas de conversión concluidas hasta 9/95
- Proyecto para el reequipamiento de cabinas de inyección hasta           12/94
-      Reequipamiento concluido hasta 6/95
Responsables son: señor ..........sección..........;señora..........,sección

   Los objetivos y medidas medioambientales deberían conocerse en toda la empresa y ser presentados a las autoridades. Todas las medidas deberían estar reunidas en un cronograma. La ejecución debe quedar asegurada por medio de controles ulteriores periódicos y correcciones. 

La primera auditoría preliminar finaliza formalmente con una reunión final.

En particular, los resultados de la auditoría preliminar son: 

- definición de los objetivos medioambientales
- evaluación de la gestión medioambiental, de la organización y de las unidades
   técnicas
- programa medioambiental con medidas en los sectores evaluados
- instrumentos para la ejecución de medidas (por ejemplo, manual medioambiental
   y auditorías periódicas)
- comprobación de las condiciones para la ejecución de las medidas (por
   ejemplo, medios de financiación, calificación, personal)

5 Aseguramiento de la calidad de la auditores preliminar

El control de calidad es el último *acto*, antes de la reunión final con la gerencia y puede ser llevado a cabo por el/la director/a de la auditoría o por la gerencia en forma de una comparación de los objetivos de la auditoría y de los resultados de la auditoría obtenidos. Aquí puede llegar a resultar que los objetivos impuestos hayan sido muy elevados o muy bajos. Si se comprueban diferencias entre los resultados y los objetivos o expectativas, se deben realizar trabajos ulteriores de corrección.

5.2   Tareas posteriores

 Antes de presentar la solicitud de certificación, con el fin de preparar a la empresa para una auditoría por parte de certificadores externos, deberán elaborarse y llevarse a cabo programas internos de formación 

- deberá desarrollarse el manual medioambiental y
- deberán realizarse auditorías internas de las unidades organizativas
   seleccionadas y de la gerencia

6 Indicación de las fuentes

[ELLRINGMANN 1993)

ELLRINGMANN,H.(1993):MusterhandbuchUmweftschutz:UmweftmanagementnachDIN/ISO 9001. (Manual ejemplar protección del medio ambiente: Gestión medioambiental según DIN/ISO 9001). Editorial: Hermann Luchterhand Veriag.

[HOPFENBECK 1991] 

HOPFENBECK, W. (1991): Umweftorientierles Management und Marketing: Konzepte lnstrumente - Praxisbeispiele. (Gestión de empresa y marketing orientado hacia el medio ambiente: Conceptos - instrumentos - ejemplos de la práctica). Segunda edición revisada, editorial Moderne Industria.

[STAHLMANN 1988]

STAHLMANN, V. (1988): Umweftorientierte Materialwirtschaft: Das Optimierungskonzept für Ressourcen, Recycling, Rendite. (Economía de materiales orientada hacia el medio ambiente: El concepto de optimización para recursos, reciclaje, beneficios). Editorial: Gabler Veriag.

[WORTH 1993]

WÜRTH, S. (1993): Umwelt-Audfting. Die Revisíon ¡m ókologischen Bereich ais wirksames Überwachungsinstrument für die bkologiebewubte Unternehmung. (Auditoría preliminar. La revisión en el sector ecológico como instrumento efectivo de control de la empresa concienciada en materia medioambienta]. Treuhand-Kammer.

Forma de proceder en la auditoria preliminar

- Resumen -

Otorgamiento de la orden 

1 La gerencia decide la participación en el programa de la UE y
   define los objetivos generales

2 Un/a gerente/a asume la responsabilidad por el desarrollo del
    sistema de gestión medioambiental

Preparación y planificación 

3 Calcular las capacidades internas disponibles. ¿Deben
    emplearse asesores externos? Si/No

4 Información al consejo de empresa

5 Decídase si desea invitar a auditores/asesores externos

6 En caso afirmativo,
       - invite a varios asesores potenciales y hágase elaborar luego un
          esquema del proyecto o
       - formule usted una descripción detallada de las tareas y
         consulte a varias empresas asesoras;
       -tenga en cuenta la calificación de las empresas consultoras y
        del personal ofrecido por las mismas;
         ofrecido por las mismas;
       -decídase según el contenido de las ofertas, la calificación y
         el precio (relación precio - prestación)

7 Creación de un equipo auditor y realización de una reunión
         inicial

8 Definición de los alcances de la auditoría (por ejemplo, dentro
        del  marco de un taller)

9 Definición de los criterios de auditoría

10 Diseño de planes de auditoría, de plazos, de personal y de
     costes

11 Acordar la distribución de las tareas dentro del equipo auditor

12 Elaboración de documentación de auditoría (protocolos, listas
     de control, guías para entrevistas, etc.)

Realización

13 Reunir comprobantes
14 Visitas a empresas / inspecciones|
15 Realizar entrevistas
16 Obtener información externa
17 Protocolización, documentación e informes periódicos
18 Definir/adaptar los procedimientos de evaluación
19 Evaluación
20 Elaborar medidas y recomendaciones
21 Verificar el punto 19 mediante el informe
22 Desarrollar un programa y un sistema de gestión medioambiental
23 Documentación
24 Presentación de los resultados
25 Reunión final
26 Seminarios de formación internos
27 Ensayo interno de una auditoría medioambiental (pruebas al azar)
28 Redactar una declaración ambiental
29 Requerimiento de certificadores externos

*Asesinos de nuevas ideas, conocidos y comprobados

1 ¡Recuerde usted que también nosotros debemos ganar dinero!
2 ¡La gerencia nunca lo aprobará!
3¡Tenemos que pensarlo nuevamente, pero MAS ADELANTE!
4 Yo se que eso nunca funcionará.
5 Para ello somos demasiado pequeños/grandes.
6 Eso ya lo hemos probado (¡No lo hemos hecho!)
7 ¡Esto resultará demasiado caro!
8  Este no es un buen momento para esa discusión.
9.¡Esto significa más trabajo todavía!
10 Siempre lo hemos hecho de esta manera, ¿porqué deberíamos cambiar AHORA?
11 ¡Usted no comprende bien el problema!
12¡Déjenos volver más adelante sobre el asunto!
13 En nuestro ramo es diferente.
14 Que algún otro lo pruebe primero.
15 No se ajusta a nuestra estrategia a largo plazo.
16 Hable sobre ello con Juan, yo no soy el responsable.
17 Este año ya nos hemos excedido en el presupuesto
18 Esto no funciona nunca, además se opone a nuestra política empresarial.
19 No tenemos tiempo para ello.
20 Teóricamente suena muy bien, pero ¿cómo habrá de funcionar en la práctica?
21 ¡No contamos con personal suficiente para ello!
22 ¡No estamos suficientemente adelantados para ello!
23 Ahora ya es demasiado tarde para cambiar algo.

Fuente: Estudio del Centro danés de Psicología laboral

Actualizado el 07/Set/98
Comentarios al Webmaster